《別再開會開到死》如何避免主持讓人昏昏欲睡的爛會議的 3 個步驟

開會成效不彰，主要是因為缺乏架構。大多數的組織都只有一套開會模式，也就是所謂的員工會議，可能是每週一次或每月兩次，讓大家聚在一起兩、三個小時，漫無目的地討論，從公司策略一路聊到行政或是公司文化的問題。

第一步：確定烹飪方式

需要先想好烹飪方式，需要針對會議主題去準備廚具及備菜。這裡作者列出 4 種建議的會議形式：每日報備會議、每週戰略會議、每月策略會議、每季外地會議。依照議題的大小和討論方式將會議結構化，而不應該只用一種會議形式。就像烹飪不單單只有「炒」，一樣有：烤、煎、炸等多種亨飪方式。

第二步：爆香

員工並不期待哈姆雷特般的跌宕起伏，而是需要參與討論的理由，這正是會議主席該做的事。但好笑的是，有些主席卻刻意排除或是淡化會議的高潮及衝突點，這樣反而讓員工對會議失去興趣。

會議中加入高潮的關鍵在於計劃的鋪陳，會議開始十分鐘內，應該要給與會者一點刺激，譲他們了解會議重點，使與會者「聞香而動」。

為了讓開會不那麼無聊，主席應該找尋適當的理由，適時激發各種建設性的意見，使與會者積極參與、熱切討論，最後做出最佳決策。

第三步：「調味」

會議最大的問題，就是大家想把所有需要討論的議題全都丟到一個會議討論，就好像隨意添加各種佐料燉煮一道大雜會一樣。

為了避免菜色無法色香味俱全，在烹飪的途中我們總會添加些佐料進行調味和上色，開會也是如此。主動輸出的效果是遠大於被動接收，想盡辦法讓與會者辯論、表決、腦力激盪、各自表述，想辦法讓與會者主動輸出的會議就可能是一個好的會議。

書中最重要的重點就是避免大雜燴。我們應該不想吃到將雞胸肉、豬腳、牛肋排同時丟進炒鍋，並用上白醋和蜂蜜調味進行大火快炒。不要奢望每一件想解決的事情都能在同一個會議裡解決。最困擾的事有時會議中突然冒出來的新議題，就算它是非常重要的，也應該另行討論而非當下解決，否則只會讓會議不著調且失去會議的重點，與會者無法聚焦或跟不上議題切換的角度，就會令人思維發散昏昏欲睡。